Key Performance Indicator(KPI) atau indikator kinerja utama adalah alat yang digunakan para manager untuk mengukur apakah timnya sedang menuju sukses atau sebaliknya. KPI yang tepat akan menunjukkan dimana bidang atau area kinerja yang membutuhkan perhatian lebih. Whats get measured get done. Itu prinsipnya. Dengan KPI kita bisa memastikan semua pihak di dalam organisasi telah berkontribusi selaras dengan tujuan yang hendak dicapai organisasi. Tanpa KPI para pemimpin atau manager bagaikan berlayar di dalam kegelapan, tidak memiliki tujuan jelas yang hendak dicapai.
Kendala utama dalam menerapkan KPI adalah kebanyakan manager kesulitan untuk memahami dan mengidentifikasi indikator kinerja yang sangat penting, mereka terjebak untuk memilih semua data kinerja yang bisa diperoleh. Kenyataannya, penerapan KPI adalah peluang untuk memfokuskan potensi karyawan pada output yang krusial yang dapat meningkatkan kinerja organisasi secara signifikan. Harus ada korelasi yang kuat antara prioritas organisasi saat ini dan KPI yang akan dipilih.
Para manager dan pengambil keputusan dapat memahami kinerja dari semua dimensi penting dalam bisnis mereka dengan menyaringnya menjadi KPI terpilih yang benar-benar penting. Para manager harus memahami parameter kinerja terpenting agar dapat mengukur kinerja dan melakukan tindakan yang tepat untuk mendorong kinerja yang maksimal dari seluruh karyawan.
Setiap organisasi memiliki KPI yang unik, sangat bergantung pada model bisnis mereka dan visi masa depan yang hendak mereka capai. Kita tidak bisa sekedar meniru KPI dari organisasi lain apalagi bila itu tidak berkorelasi dengan kinerja yang hendak kita ciptakan di dalam organisasi. Memahami aspek operasional organisasi dan mengaitkannya dengan tindakan-tindakan baru yang akan memaksimalkan kinerja adalah jalan untuk memformulasikan KPI yang tepat bagi organisasi.
Apa yang harus Dilakukan?
Untuk mengimplementasikan KPI di organisasi Anda ada enam hal terpenting yang harus Anda lakukan.
Pertama, petakan strategi perusahaan Anda. Agar setiap KPI menjadi penting, ia harus berkaitan dengan aspek yang paling penting dan kritis dari perusahaan Anda. Strategi atau prioritas strategis dari perusahaan harus menggambarkan hal yang paling penting, dan KPI harus berkaitan dengannya. Sekumpulan strategi perusahaan harus menjadi titik awal pengembangan KPI. Jika strategi menekankan apa yang perlu difokuskan perusahaan agar dapat berhasil, maka KPI harus membantu pelaksanaan strategi ini secara maksimal. Strategi perusahaan seringkali dibagi menjadi beberapa perspektif antara lain finansial, pelanggan, proses internal, kepuasan karyawan, pembelajaran dan pertumbuhan, dan lingkungan atau komunitas.
Kedua, mulailah memformulasikan KPI. Formulasi KPI dimulai dengan mengajukan pertanyaan penting di seputar hasil akhir yang diharapkan(key result area) dan apa KPI terpenting untuk mencapai hasil akhir tersebut. Ketepatan dalam memformulasikan KPI sangat penting dalam memastikan tujuan strategis perusahaan dapat tercapai. Formulasi KPI dilakukan mulai dari level organisasi, tim, sampai individu. Proses perumusan KPI hendaknya tidak hanya memakai alur top-down namun juga bottom-up. Dengan melibatkan karyawan dalam perumusan KPI mereka juga akan memahami hal itu sejak awal.
Ketiga, sesuaikan KPI dengan kebutuhan Anda. Karena setiap perusahaan memiliki strategi dan prioritas yang berbeda, maka kita membutuhkan KPI yang unik. Memang sebagian besar perusahaan mungkin memiliki KRA(key result area) yang sama, seperti pendapatan(revenue), margin, atau arus kas, tapi untuk pemilihan KPI untuk mencapai KRA itu bisa jadi berbeda. Dalam hal tersebut Anda harus siap mengembangkan KPI Anda sendiri, yang sesuai dengan kebutuhan industri Anda.
Keempat, pastikan KPI itu dipahami oleh seluruh karyawan. Untuk memastikan KPI dapat dicapai dengan baik, maka seluruh karyawan harus memahaminya. Mereka harus memahami apa konsekuensi dari tercapai atau tidaknya KPI yang telah ditetapkan bersama. Karyawan harus memahami mengapa pengukuran KPI itu penting dan mengapa mereka diharapkan untuk berkomitmen penuh terhadap pencapainnya. Untuk membuat seluruh karyawan memahami KPI dengan baik mereka harus dilibatkan dalam merumuskan KPI, masukan dan ide mereka bisa jadi membantu memecahkan masalah kinerja yang sedang dihadapi perusahaan.
Kelima, gunakan KPI untuk meningkatkan kinerja. Penerapan KPI bukan sekedar formalitas semata. Fungsi utama KPI adalah meningkatkan kinerja organisasi, mendorong semua orang untuk bekerja selaras dengan sasaran terpenting yang telah disepakati bersama. Manager harus konsisten dalam memperhatikan pergerakan KPI timnya. Setiap karyawan harus focus untuk menggerakkan KPI pribadinya. Semua orang bersinergi dan berkolaborasi untuk bersama-sama mencapai target kinerja yang diharapkan, bahkan melampauinya. Bila KPI tidak membuat orang mengubah perilaku dan cara kerjanya, maka dapat dikatakan KPI itu tidak ada gunanya. Penerapan KPI membutuhkan komitmen dari semua pihak. Dalam banyak kasus, penerapan KPI menjadi kendor setelah manajemen puncak tidak lagi peduli atau memiliki concern padanya. Maka pastikan semua pihak berkomitmen untuk mengelola kinerja dengan menggunakan KPI ini.
Keenam, selalu memperbarui KPI. Perubahan dalam bisnis sangat dinamis, bahkan kadangkala perubahan itu terjadi sangat cepat. Para manager harus sigap dalam menyikapi perubahan tersebut. Bisa jadi KPI yang kita pilih hari ini menjadi usang dalam beberapa bulan ke depan. Maka setiap manager harus siap untuk kembali duduk bersama timnya untuk merumuskan KPI baru yang juga sejalan dengan strategi baru perusahaan. Setelah menerapkan KPI dalam jangka waktu tertentu, kita mungkin perlu membuang atau menghilangkan KPI yang tidak terlalu relevan dengan kebutuhan. Di level karyawan, perubahan itu mungkin lebih cepat terjadi. Tanggung jawab dan wewenang karyawan berubah, dan itu tentunya berdampak pula terhadap KPI yang harus mereka fokuskan.
Demikian beberapa tips praktis untuk menerapkan KPI bagi organisasi atau perusahaan Anda, semoga bermanfaat. (Bambang Triyawan)
