Pemimpin yang berpengaruh selalu menyediakan umpan balik atau feedback bagi timnya. Dalam umpan balik ini kita membahas apa yang telah dicapai dengan baik oleh karyawan dan apa yang belum dicapainya. Umpan balik juga membahas apa yang dilakukan dengan benar dan apa yang masih perlu diperbaiki. Namun umpan balik jangan sampai menjadi proses untuk menghakimi dan menyalahkan karyawan. Anda harus tetap membangun interaksi yang positif selama proses pemberian umpan balik. Berikut ini adalah pedoman-pedoman dalam memberikan umpan balik yang efektif.
Pertama, fokus pada hasil dan perilaku. Umpan balik haruslah membahas hasil dan perilaku yang diharapkan dari seorang karyawan. Hasil dan perilaku ini tergambar dengan jelas di dalam sasaran kerja dan setiap indikatornya. Bahaslah hasil-hasil dan perilaku dalam pekerjaannya. Dengan fokus pada kedua hal ini umpan balik yang diberikan akan lebih fokus dan tidak melebar kemana-mana.
Kedua, seimbang. Dari data hasil pengukuran kinerja bahaslah apa yang telah karyawan capai dengan baik dan pujilah mereka atas pencapaian tersebut. Lalu bahas pula apa indikator kinerja yang belum mereka capai dengan baik dan carilah pemecahan masalahnya bersama-sama. Umpan balik hendaknya tidak sekedar membahas kekurangan karyawan. Karena ada hal-hal yang dilakukan karyawan dengan baik tentunya. Ada kelebihan dan ada kekurangan. Karena itu umpan balik harus seimbang. Karyawan yang selalu dikritik kinerjanya tanpa pernah dipuji mungkin akan stres dan mengalami demotivasi. Beri pula kesempatan kepada karyawan untuk mengkritisi hasil pengukuran kinerja yang menurut mereka belum obyektif. Dengan begitu karyawan akan lebih terlibat secara positif dalam proses umpan balik.
Ketiga, obyektif. Umpan balik harus membahas data kinerja yang obyektif. Itulah mengapa KPI Based Performance Appraisal sangat dibutuhkan. Alat pengukuran kinerja tersebut memungkinkan Anda mengetahui apakah karyawan telah bekerja sesuai harapan Anda atau belum. Skor kinerja mereka harus benar-benar obyektif atau akurat.
Keempat, spesifik. Gunakanlah bahasa-bahasa yang spesifik saat membahas kinerja. Jangan katakan, “Anda kurang komitmen dalam bekerja,” tapi katakanlah “Selama bulan ini Anda dua kali terlambat menyerahkan laporan mingguan.” Itu lebih spesifik dan jelas. Hindari menggunakan kata-kata; sering, selalu, jarang, kadang-kadang, bagus, cukup bagus, bagus sekali, baik, buruk, dan lain-lain. Lebih baik tunjukkan saja data kinerja yang Anda miliki. Data kinerja yang terkuantifikasi tidak akan membingungkan karyawan Anda.
Kelima, segera. Umpan balik terhadap perilaku tertentu dari karyawan yang sangat mempengaruhi kinerjanya sebaiknya dilakukan tidak terlalu lama dari hari kejadiannya. Bila perilaku karyawan itu positif dan Anda kuatkan dengan apresiasi yang segera, ada kemungkinan karyawan akan mempertahankan perilaku positif tersebut. Begitu juga bila perilaku negatif yang terjadi maka Anda berpeluang merubah perilaku negatif karyawan dengan teguran tepat pada waktunya sebelum perilaku tersebut menjadi lebih kronis. Bayangkan bila suatu perilaku terjadi tiga bulan yang lalu dan Anda membahas perilaku itu sekarang apakah karyawan masih mengingatnya dengan baik? Umpan balik yang terlambat akan terasa basi dan tidak menciptakan dorongan. Lagipula bila sudah terlalu terlambat Anda akan lebih sulit untuk memperbaiki perilaku negatif yang terjadi.
Keenam, rencana tindakan. Pastikan setelah umpan balik diberikan Anda bersama tim menyusun rencana tindakan dan mendorong mereka berkomitmen terhadapnya. Rencana tindakan memperbesar peluang mereka untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja di periode berikutnya. Rencana tindakan dapat Anda tinjau kembali dalam sesi umpan balik yang berikutnya. Tanpa rencana tindakan yang konkrit, umpan balik menjadi sesuatu yang mungkin akan cepat dilupakan oleh tim Anda.
Umpan balik yang efektif akan mendorong terciptanya perubahan perilaku atau kinerja karyawan. Dengan memberikan umpan secara jujur, Anda mendorong karyawan untuk mempertanggungjawabkan kinerjanya. Ini membangun irama akuntabilitas. Setiap karyawan yang merasa bertanggung jawab terhadap kinerja pribadinya cenderung akan memperlihatkan unjuk kerja yang lebih baik di masa depan. Bila Anda membiarkan karyawan bekerja tanpa pertanggungjawaban maka tingkat keterlibatan mereka akan rendah. Mereka tidak termotivasi untuk mengubah kinerjanya. Hadirkan umpan balik yang konsisten bagi tim Anda mulai sekarang. (Bambang Triyawan)
