Selesaikan semua tugas yang ditargetkan dengan cepat, bila perlu sebelum deadline. Banyak sekali alasan orang dalam menunda pekerjaan. Yang pasti ada gangguan di setiap upaya untuk mengeksekusi pekerjaan yang telah diprioritaskan. Penundaan terburuk adalah yang disebabkan oleh keengganan kita untuk menyelesaikan tugas pada waktunya. Berikut ini adalah beberapa penyebab tertundanya berbagai pekerjaan atau tugas penting.
Pertama, gangguan dari diri sendiri. Musuh utama untuk mengubah kebiasaan menunda pekerjaan adalah diri kita sendiri. Ini menjadi lebih sulit bila kita adalah seseorang yang sangat moody dalam menghadapi tugas-tugas. Inilah pentingnya sikap proaktif dan berpegang pada prinsip. Orang yang berpegang pada prinsip tidak digerakkan oleh emosi atau mood, mereka melihat pekerjaan sebagai pemenuhan amanah dan kepercayaan. Sehingga mereka tidak mencari situasi yang nyaman dan ideal untuk memulai pekerjaan. Rasa enggan atau malas untuk mengeksekusi tugas adalah hal yang harus kita perangi dengan sungguh-sungguh. Kita harus merubah kebiasaan buruk ini. Menunda pekerjaan sama saja dengan menunda kesuksesan.
Kedua, gangguan dari orang lain. Kita telah membahasnya di bab prioritas. Orang baik secara sengaja maupun tidak, bisa menyela di tengah pekerjaan yang sedang kita lakukan. Bila tidak ditangani dengan baik, pekerjaan yang seharusnya bisa tuntas dalam beberapa jam atau hari ini bisa tertunda hingga esok hari. Ini sangat mengganggu produktivitas. Kita harus berani berkata tidak bila orang menyela dengan masalah yang tidak benar-benar penting. Gangguan orang ini bisa berlangsung secara terus-menerus bila kita tidak mencegahnya dengan tegas. Kita sering melihat dampak gangguan-gangguan ini terhadap kinerja tim. Orang berbicara banyak mengenai hal yang tidak ada kaitannya dengan kinerja tim. Seandainya itu dilakukan dalam jam istirahat mungkin tidak akan menjadi masalah.
Ketiga, gangguan dari telepon, email, chat, fax, dan alat-alat komunikasi lainnya. Gangguan ini memecah fokus kita dan membuat kita menyingkirkan sejenak pekerjaan yang sedang kita lakukan. Bila kita segera memulai kembali pekerjaan begitu gangguan itu telah selesai kita tangani tidaklah menjadi masalah. Yang berbahaya adalah saat kita justru jadi tenggelam di dalamnya dengan mengabaikan hal yang benar-benar penting.
Keempat, gangguan dari kerusakan alat kerja. Banyak target terpenting perusahaan harus dikorbankan karena rusaknya alat kerja. Rusaknya mesin produksi di sebuah pabrik membuat perusahaan kehilangan ribuan yard kain yang biasanya dihasilkan oleh perusahaan. Bila dirupiahkan cukup besar kerugian yang diderita perusahaan. Kita harus memperbaiki sistem maintenance atau preventif agar alat-alat kerja kita siap dipakai untuk memenuhi permintaan pelanggan eksternal dan internal.
Hampir setiap keterlambatan yang terjadi dalam kinerja atau operasional perusahaan disebabkan oleh penundaan. Terlambat menyerahkan produk atau jasa, terlambat melayani keluhan pelanggan, terlambat melakukan pembayaran, terlambat untuk menyelesaikan proyek pada waktunya, dan masih banyak bentuk keterlambatan lainnya disebabkan oleh penundaan yang sudah demikian parah terjadi di dalam perusahaan. Pemimpin harus dapat membangun budaya kerja cepat dan responsif untuk meningkatkan ketepatan waktu eksekusi. (Bambang Triyawan)
