Banyak pemimpin atau manager yang masih salah dalam memberikan umpan balik kepada timnya. Mereka fokus mengkritik orang, bukan perilakunya. Seharusnya perilaku oranglah yang mendapatkan penekanan untuk dikembangkan. Kalimat yang dipakai untuk mengkritik orang adalah sebagai berikut, “Saya kurang menyukai sikap Anda” atau “Saya kurang puas dengan pekerjaan yang Anda lakukan”. Umpan balik yang efektif haruslah spesifik, tidak hanya umum seperti itu. Bila kita hanya memberikan umpan balik yang bersifat umum maka besar kemungkinan orang tidak akan berubah menjadi lebih baik, karena mereka tidak tahu apa hal yang membuatnya benar-benar dipandang telah berkinerja baik atau belum.
Contoh umpan balik perilaku adalah seperti ini;
1. “Anda dalam bulan ini terlambat masuk kantor sudah tiga kali, semuanya dengan alasan yang tidak jelas. Saya harap Anda memperbaiki hal ini di bulan depan.”
2. “Saya lihat Anda tidak mencapai target penjualan bulan ini karena kurang dalam melakukan kunjungan terhadap calon klien baru. Menurut saya bila Anda kurang banyak membuat janji temu dengan calon klien baru bagaimana memiliki peluang untuk menjual produk kita.”
3. “Menyerahkan laporan tepat waktu adalah hal penting di tim kita. Telat menyerahkan laporan akan membuat kita tidak bisa mengambil keputusan secara tepat untuk memecahkan masalah produksi yang sedang kita hadapi. Bisakah Anda menyerahkan laporan lebih tepat waktu minggu depan?”
Dalam memberikan umpan balik perilaku hindari pula menggunakan kalimat-kalimat negatif yang membuat orang menjadi resisten dengan saran atau masukan Anda. Kalimat seperti “Anda ini bodoh atau bagaimana, mengapa masalah seperti itu tidak bisa diselesaikan dengan baik?” akan memicu orang untuk bersikap defensif dan tidak bersedia untuk menerima umpan balik dari Anda. Jangan merendahkan orang meski kita sedang emosi. Tujuan kita adalah mengubah perilaku atau kinerja, bukanlah melampiaskan emosi. Marah secara tidak terkendali tidak akan menyelesaikan masalah, apalagi yang berkaitan dengan manusia. Dibutuhkan kesabaran untuk mengembangkan orang. Orang butuh tahapan proses untuk berubah menjadi lebih baik.
Mulai sekarang kritiklah perilaku, jangan orangnya. Mengkritik orang sama saja dengan menghakimi bahwa ia jelek atau buruk secara keseluruhan. (Bambang Triyawan)
