Kita telah menetapkan target-target yang jelas dan terukur. Ini saatnya untuk bekerja dengan cara yang lebih cerdas. Selama ini kita mungkin berpikir bahwa dengan bekerja dalam jam-jam yang panjang berarti berarti kita adalah pekerja yang produktif. Riset yang diterbitkan oleh John Pencavel dari Stanford University di tahun 2016 membuktikan produktivitas pegawai menurun setelah mencapai 50 jam kerja dalam seminggu. Hasil akan semakin menurun bila dilakukan 55 jam kerja seminggu. Bahkan seseorang yang bekerja 70 jam kerja seminggu tidak menghasilkan hal yang signifikan dibanding yang bekerja 55 jam kerja.
Bekerja cerdas dilakukan dengan berfokus kepada hal-hal yang benar-benar penting. Berarti dengan membenahi manajemen waktu, prioritas, dan penetapan target kerja, kita telah meletakkan pondasi yang kuat dalam melakukan kerja cerdas. Berikut ini adalah beberapa solusi praktis untuk melakukan kerja cerdas dalam aktivitas kerja kita sehari-hari.
Pertama, fokuslah menyelesaikan tugas Anda satu persatu. Kebanyakan orang berpikir multi tasking bisa menyelesaikan pekerjaan lebih banyak. Multi tasking dapat membuyarkan konsentrasi. Kita justru lebih produktif bila fokus melakukan tugas satu persatu. Awali hari kita dengan menuliskan apa hal terpenting yang harus diselesaikan di hari tersebut. Fokus pada tugas yang paling penting dulu, lalu lakukan yang lain. Pekerjaan yang paling penting adalah yang berkaitan dengan tujuan atau target kinerja kita. Seorang eksekutif penjualan mengatakan pada saya, “Di pagi hari saya biasanya langsung melakukan sales call atau make appointment dengan calon klien yang akan saya temui di hari ini. Karena pertemuan dengan calon klien tersebut sangat berdampak terhadap pencapaian target penjualan.” Seorang eksekutif penjualan yang menggunakan waktunya di pagi hari hanya sekedar untuk membuat laporan penjualan mingguan tentu akan kalah produktif. Laporan seharusnya dibuat di sore hari saja, sayang bila dilakukan di awal hari.
Kedua, fokuslah pada hasil bukan pada lamanya waktu yang dihabiskan untuk bekerja. Anda tidak harus duduk berjam-jam di depan komputer bila berorientasi hasil dalam bekerja. Memaksa diri duduk di depan meja sampai waktu tertentu menciptakan kultur kerja seperti di pabrik-pabrik. Di sinilah gunanya task list yang harus kita buat setiap hari. Task list membuat kita termotivasi dan fokus karena menunjukkan hal-hal yang berhasil dicapai selama sehari.
Ketiga, menindaklanjuti pekerjaan yang dilakukan pihak lain dengan cepat. Seringkali pekerjaan kita terkait dengan divisi atau rekan kerja lain karena itu perlu waktu tunggu untuk penyelesaian akhirnya. Oleh karena itu penting bila kita melakukan tindak lanjut dengan baik agar pekerjaan kita tidak tertunda. Gunakan komunikasi yang jelas dan sampaikan tingkat prioritas dari pekerjaan tersebut serta gunakan email atau group chat agar semua pihak segera merespons permintaan Anda. Komunikasikan pada rekan dari tim lain tentang pentingnya memahami peran dan kontribusi masing-masing tim bagi keberhasilan bersama.
Keempat, mendelegasikan tugas yang dapat diserahkan kepada orang lain. Bila Anda telah memiliki staf di perusahaan maka pastikan mereka mampu mengerjakan beberapa pekerjaan yang biasa Anda lakukan. Selain memberdayakan kemampuan mereka, delegasi tugas juga memberikan peluang bagi Anda untuk melakukan hal lainnya yang lebih penting dan strategis bagi pencapaian target-target kinerja. Temukan staf yang memiliki bakat dan kapasitas yang memenuhi syarat agar mereka dapat mengerjakan tugas-tugas yang Anda berikan. Di dalam perusahaan kita tidak perlu menjadi superman, kita harus menjadi superteam. Dengan bekerjasama kita bisa menyelesaikan banyak hal.
Kelima, waktunya istirahat pakailah untuk beristirahat. Biar bagaimanapun kita butuh istirahat. Jangan paksakan diri makan di depan komputer dengan alasan masih banyak pekerjaan yang belum terselesaikan, hal itu akan membuat pikiran Anda tidak refresh. Manfaatkan waktu istirahat dengan melakukan hal-hal yang bisa menyegarkan pikiran. Menurut American Psychological Association strategi melepaskan stres yang paling efektif adalah beribadah, berolahraga, menghabiskan waktu dengan keluarga atau teman, relaksasi, dan melakukan hobi yang menyenangkan. Sementara strategi melepaskan stres yang paling tidak efektif adalah belanja, merokok, minuman keras, makan berlebihan, main game, browsing internet dan menonton TV atau film selama lebih dari dua jam.
Keenam, siap mengatakan tidak terhadap hal-hal yang tidak penting. Di tempat kerja ada saja hal-hal yang membuat kita pecah konsentrasi dalam bekerja. Rekan kerja yang mengajak bergosip atau daya tarik dari media sosial yang membuat kita terus-menerus merespons apa yang terjadi di sekeliling kita. Kita harus siap menolak hal-hal yang menghambat pencapaian target-target kinerja. Ingatlah bahwa kita sedang bekerja untuk mengejar tujuan-tujuan besar. Jangan biarkan hal atau orang mengganggu upaya pencapaian target terpenting. Kita bisa break sejenak bila memang harus membantu orang-orang menyelesaikan masalah yang mereka hadapi, apalagi bila itu berkaitan dengan pekerjaan. Namun kebanyakan orang memang sekedar suka mengeluh, bukan benar-benar mencari solusi dari masalah yang mereka hadapi. Mengeluh saja tidak akan menyelesaikan masalah. Bila Anda memiliki tim yang senangnya mengeluh harus waspada karena mereka bisa memengaruhi produktivitas Anda.
Beberapa strategi kerja cerdas di atas bila dilakukan secara konsisten dan disiplin akan menciptakan perubahan dalam cara kerja kita. Sekarang ini keberhasilan atau prestasi kerja kita diukur dari pencapaian hasil-hasil akhir yang diharapkan, bukan dari jumlah jam kerja yang kita habiskan setiap harinya. Menghabiskan banyak waktu kerja tidak dijamin produktif bila dalam jam-jam kerja itu kita tidak menghasilkan apapun. Yang terpenting saat ini adalah bagaimana mengelola waktu kerja kita dengan seefektif mungkin agar bisa digunakan secara lebih produktif. (Bambang Triyawan)
